你的位置:主页 > 科学研究 > 科研成果 >

《档案服务社会化研究》简介
时间:2012-11-01 17:20来源:未知 作者:admin 点击:
         管理学院李财富教授主持完成的国家社会科学基金项目《档案服务社会化研究》(项目批准号为06BTQ034),最终成果为同名专著。课题组主要成员有:饶圆、杨晓晴、黄静、许见亮、王春芳。课题结项时间:2012年5月,结项等级:良好。

 

一、本项目的研究目的和意义

档案是社会实践活动的伴生物,是国家信息资源的重要组成部分,是持续开展各项工作的前提条件。最大限度地开发利用档案信息资源,充分发挥档案在社会各项工作 中的作用,是档案工作的根本目的和最终归宿,也是档案工作赖以存在和健康发展的重要基础。档案服务社会化是伴随着人类社会的发展而出现的一种新的档案服务 理念和方向,并已成为一种日趋普及的档案利用实践。本项目旨在对档案服务社会化的概念、内涵进行科学的界定,对国内外档案服务社会化的理论与实践发展历程 进行系统的梳理,对档案服务社会化的理论依据、实践基础、应遵循的原则、服务方式及档案服务社会化过程中档案服务与保密的权衡等进行全面的论述,对目前制 约我国档案服务社会化发展的主要障碍及成因进行深入的剖析,并据此提出完善我国档案服务社会化的对策建议,以期提高档案服务的质量和效率,满足社会公众需 求,实现良好的社会效益与经济效益,推动我国档案服务社会化的进程。

本课题成果对于更新档案服务观念,促进档案信息资源整合,推动档案法制化和信息化建设,指导档案实际部门更好地开展档案利用工作,为社会各项工作提供更多、 更好的档案服务,特别是在政府信息公开中发挥档案部门应有的作用,都具有重大的实践意义。在为国家和地方各级档案行政管理部门进行档案管理体制改革提供决 策支持等方面,本课题也具有一定的应用价值。同时,本课题涉及的许多问题都是目前档案学领域中亟带深化研究的重要理论问题,因此本课题的研究成果对于修正 与完善档案学理论,丰富档案学的研究内容,具有较高的理论价值。

二、研究成果的主要内容和重要观点(对策建议)

档案服务社会化,是指档案部门在提供服务上,以社会公众需求为导向,以公共利益的最大化为目标,以提高档案服务质量和效率、降低服务成本、最大限度地满足社 会公众的需求,实现社会效益和经济效益的最佳双赢为目的,立足档案工作,运用社会和市场的力量,开展在社会领域的多方位合作,适当引入市场机制,形成以档 案部门为主导、多种形式参与的档案服务提供机制。作为一种制度创新,它突破了传统模式,实现了政府档案部门、社会、市场的复合配置,增强了档案部门提供服 务的能力,并发挥了第三部门和公众的功能。“使传统的档案部门单中心的服务提供模式,转变为由档案部门、社会、市场多中心的服务提供模式”。通过对市场和 社会力量的组织、利用和管理,实现服务的社会化,弥补档案部门在提供服务上的不足,改善服务质量,提高服务效率。在这里社会化不仅仅是一个服务工具,更是 一种服务战略和制度安排。具有如下特征:(一)公共性。首先,各级档案行政管理机构是行政公共部门,各级国家档案馆则是事业公共部门。无论是档案行政管理 机构还是档案事业机构都从运作机理上赋予了其职能或职责的公共性。其次档案部门所提供的服务,即是一种公共服务,又是一种公共产品,人们享受或消费它是免 费的,不需要通过出价竞争的方式获得,具有非排他性和非竞争性。再次,档案服务是以社会公众需求为导向,以公共利益的最大化为目标,因此必定具有公共性。 此外,从档案的价值特征来看,档案是人类创造宝贵的精神文化财富,同样也是人类共同的财产,也是人类文明的产物和历史文化遗产中必不可少的组成部分,对于 人类社会文化的积累、传播、发展与进步发挥着各种功能和作用。因此,档案本身也是一种文化,与文化密切相连,以信息和知识的形式向公众提供,具有公共文化 的特性。尤其是在我国大力提倡建设公共文化的今天,档案可以为公共文化的建设提供丰富而宝贵的资源支撑。国家对档案文化建设的投入过程,也是档案公共文化 的“生产”过程,也是政府提供档案服务的过程。政府投入,产生档案文化供给,为公共需求提供保障,满足社会公众对档案公共文化的需求。(二)社会性。档案 服务的社会性一方面是指档案服务是一项社会性的工作,必须面向社会,面向所有利用者。只有面向社会,档案工作才有广泛的社会根基,才能不断拓展服务职能, 取得较好的社会效益;另一方面是从服务主体、服务对象、服务职能、运作机制等方面注入了一些社会性元素,引入了社会化的概念。社会和市场力量的介入,包括 资金、技术、人才、运作模式、服务理念、管理方式等。主要表现在服务主体的社会性,即公共组织的社会性特征,无论是作为公共部门的政府档案机构还是非政府 组织等,它们本身也是社会组织,只不过在阶级社会各种社会组织是依附于国家和政府组织的,是作为国家和政府组织的附属物而存在的,并且在不同程度上打上阶 级的烙印。服务职能的社会性,是根据社会的需求来提供服务,而不是档案部门提供什么,社会就接受什么样的服务。服务对象的社会性,由传统意义上仅仅面向党 政机关服务,扩展为包括社会公众在内的整个社会服务,为增进社会公共利益和社会福利服务。运作方式和过程管理的社会性,社会和市场力量的注入,注重过程和 结果管理,社会责任和绩效要求将成为更为关心的问题。(三)非营利性。是指档案服务社会化应该遵循非营利性的原则,社会力量和市场机制的引入并不是说对其 进行营利性的经营和运作,而是借助于社会和市场的力量来更好的提供公共服务,追求更多的公共福利,贯彻公共利益的目标不能变,也不容变。由于没有现成的法 律和政策可循,因此,在具体实施时要有一定的制度保障、相应的激励措施加之必要的谨慎性。有效的政策能够引导、鼓励社会和市场的介入,能够按照公共利益的 目标对其加以必要的规范,遏制以“社会化”为借口进行营利性的社会服务。(四)多元性。在社会化的视域下,档案服务将表现为多元化的服务趋势,多元化以社 会化为载体,为社会化注入更多的活跃性元素。突出表现在:一是服务提供主体的多元化。在社会化的趋动下,档案部门不再作为提供档案服务的唯一主体,第三部 门、社区、社会公众等将参与到服务的提供中来。二是服务对象的多元化。在服务对象打破传统意义上的仅向党政机关、查考史料的研究人员提供利用,转而面向一 切有档案利用需求的机关、企事业单位、社会团体和社会公众服务;三是服务方式的多样化。充分利用社会化和现代化信息技术手段,提供更加快捷、便利、高效多 种形式的服务产品。(五)公共机制与社会机制的融合。就是建立以政府公共机制为主体,以社会或市场具体运作为依托,以档案部门的宏观管理和资源支撑为维系 的档案服务运行机制,实现公共机制和社会机制的有机结合,相互取长补短,更加有效的提供档案服务,促进公共利益的最佳化。

随着时代的变化、经济的发展、社会的转型以及人们物质生活水平的逐步提高和精神需求的提升,仅仅依靠档案部门提供档案服务已不能满足社会成员对档案日益增长 的需求。随着我国市场经济的深化和发展,加上我国政府在一些公共服务领域社会化的成功改革和经验总结,及相关社会化政策的出台,档案部门作为档案服务的惟 一提供主体地位受到一定程度的挑战和质疑,在服务的提供主体上出现了多元化或多中心趋势。除了档案部门之外,第三部门、社区、社会组织及社会公众将逐步参 与到档案服务的提供中来,成为档案服务提供的重要主体和政府档案部门提供档案服务的有益补充。因此,我们对档案服务主体的多元化或多中心趋势应该坚持历史 唯物主义的观点,才不会出现认识上的错误。档案服务社会化的范围应包括以下几个方面:一是已解密可以对外开放的档案;二是已开放的现行文档资料和政务信 息;三是对于在法律方面存在滞后,未到解密期但又确须提前开放的,以及需提前公开的其它现行文件和政务信息,可以突出其在社会化范围上的前瞻性,进行尝试 性的社会化;四是其它可以进行社会化的档案、现行文件和政务信息。

我国档案服务社会化的发展历程大体可以分为以下几个阶段:(一)萌芽时期。1956年,国务院《关于加强国家档案工作的决定》明确指出:国家的全部档案都是 国家的历史财富,要科学地管理这些档案,以便于国家机关工作和科学研究工作的利用。档案工作的基本原则是集中统一地管理国家档案,维护档案的完整与安全, 便于国家各项工作的利用。这是以国家最高行政机关行政法规的形式,对全国加强档案工作予以强调。1958年6月,国务院批准的“以利用为纲”的档案工作方 针,强调开展档案的利用工作,充分发挥档案的作用,为社会主义事业服务。在这一方针的指导下,各级档案馆提供了大批档案为政治、经济、科学研究和编史修志 等项工作服务,取得了很大成绩。(二)初步发展时期。1980年5月19日,中共中央书记处做出了开放历史档案的重要决定。1980年5月27日-6月6 日,国家档案局在北京召开省以上档案馆工作会议,主要讨论了开放历史档案,加强档案馆的恢复与建设工作,为四化建设服务问题。会议指出:为了适应社会主义 现代化建设事业的发展对档案利用的需要,1949年中华人民共和国成立前的历史档案(包括民国档案、日伪政权档案、清朝档案、明朝档案等),除了极小部分 限定在一定范围内利用外,应向全国史学界和有关部门开放,1949年以前的党的革命历史档案,除某些特定部分限制在一定范围内使用外,应向党史研究部门和 有关部门开放。1983年4月国家档案局重新制定了《档案馆工作通则》,要求档案馆成为名副其实的科学文化事业机构,成为永久保存档案的基地和各方面利用 档案史料的中心。1985年8月,召开了全国档案馆工作会议,总结1980年以来档案馆建设的经验,研究有关档案馆发展的几个重要问题,提出了在发展国民 经济第七个五年计划(1986——1990年)期间全国档案馆工作奋斗目标和基本任务,特别强调了丰富馆藏和大力开发档案信息资源的问题。1986年11 月,国家档案局制定的《档案事业发展“七五”计划》指出:要“积极开展档案利用工作,进一步开放档案,多形式、多渠道地开发档案信息资源,增强档案工作的 活力,为社会主义物质文明和精神文明建设服务”。在利好政策的刺激下,我国利用工作出现了空前活跃的局面,不仅表现在利用的人数和调阅档案数量的增加上, 还表现在利用者到档案馆长时间大量地、系统深入地查阅档案的情况愈来愈多,档案的利用率、利用效益逐步提高;查阅档案的单位,也不仅是党政机关,还包括经 济、文化、科学研究部门、大专院校以及某些公民个人。同时,有些档案馆根据中外科学文化协定,接待了一些外国的档案工作代表团、学者和留学生参观或查阅档 案。档案馆过去较长时期主要为政治斗争服务,从1979年以后主要为社会的经济、政治、军事、外交、科学、文化、教育等各方面服务,特别是为经济建设、科 学研究和编史修志服务。(三)逐步成熟时期。1987年全国人民代表大会通过《中华人民共和国档案法》,作为档案宏观整体指挥机关的档案局的工作,已进入 法制化管理的轨道,档案服务社会化开始逐步成熟起来。档案事业已开始纳入国家经济和社会发展计划,档案管理的标准化已开始逐步实行。1991年12月26 日,国家档案局颁布《各级国家档案馆开放档案办法》(1992年7月1日起实施),对档案馆开放档案专门立法。同日,针对外国组织和外国人利用我国档案的 手续和要求,国家档案局颁布实施了《外国组织和个人利用我国档案试行办法》。开放档案是我国档案利用工作史上的一次划时代性质的革命,它彻底揭开了蒙在档 案上的神秘面纱,极大地扩展了档案利用工作的领域,使数以万计的历史档案从保密的禁锢中解放出来,在以经济建设为中心的社会主义建设事业中得以发挥应有的 作用。21世纪以来,档案开放利用的程度又有了很大提高。2004年中共中央办公厅、国务院办公厅联合发布《关于加强信息资源开发利用工作的若干意见》, 提出要充分认识信息资源开发利用工作的重要性和紧迫性,提出了加强政务信息资源的开发利用、加强信息资源的公益性开发利用和服务、促进信息资源市场繁荣和 产业发展的若干政策措施以及完善信息资源开发利用工作的保障环境。2005年,国家档案局、中央档案馆为 贯彻落实《中共中央办公厅 国务院办公厅关于加强信息资源开发利用工作的若干意见》(中办发[2004]34号),颁布了《关于加强档案信息资源开发利用工作的意见》。2007年1 月17日国务院第165次常务会议通过了《政府信息公开条例》,自2008年5月1日起施行。《政府信息公开条例》为档案馆的开发工作提供了一个良好的法 律平台,使档案馆的工作有了一定程度的法律保障。2010年的全国档案局长馆长会议在总结“十一五”、迈向“十二五”的关键时期召开,备受关注。会议提 出:要加大档案资源整合力度。要以馆际合并、馆际合作、设立分馆、集中备份、馆室合作、信息整合、网络共享等各种形式,对现有档案资源进行整合。实施“服 务为先”战略,重点确保在档案公共服务能力建设方面有实质加强,全面完善方便人民群众的档案利用体系。

西方部分国家的档案服务社会化工作起步较早,成效显著。1790年颁布“国家档案馆条例”,建立了国家档案馆。国家档案馆条例规定:档案馆实行开放原则,每周开放3天,法国公民可来馆查用档案。1794年 6月25日《穑月七日档案法令》由4个部分组成,共48个条款,是法国大革命时 期国民公会颁布的一部基本档案法,最后一部分总则(37~48条),规定所有公共档案馆实行开放原则,每个公民有权查用档案。首创档案开放原则。1979 年颁布的《档案法》规定,档案满30年,除涉及国家安全、个人隐私和私人托管的档案外,全部解密,向社会公众开放。在实际工作中,到达开放年限的档案极少 控制,开放率较高。

1918年开展的苏俄档案工作改革,措施主要体现在“列宁档案法令”上,改革中规定:实行档案开放原则并颁布了第一步社会主义的档案大法:“列宁档案法令”。

苏联解体后,俄国档案解密了。200余家俄国档案馆均不同程度地对外开放,接纳各国学者前往查阅文献。据不完全统计,这一时期发表苏联历史档案的俄国报纸杂志竟达150余种,各类专题或系统的文件集和档案集更是层出不穷。

20世纪上半叶,美国档案的开放利用工作趋于规范化,曾以历史学家和博物收藏家为主体的利用对象也在不断地扩大。国家档案馆的成立、《联邦登记法》和《行政程序法》的颁布都是档案开放利用史上的重大事件,它们促进了档案利用逐渐走向普通的公众。

1966年 《信息自由权法》的颁布,对公民利用档案的权利重新作了规定,任何美国公民都有权利接近联邦政府的文件,政府机关向公众公布他们所保管的文件。在允许范围 内绝不让用户为难。如无特殊原因,美围档案机构文件,凡满30年,均向美国公民开放,外国人只要有合理理由都可以利用。公民利用不到他们需要的开放档案, 可以对任何限制提出疑义,可以将档案馆告上法庭,让档案馆到法庭去自行解决。如果文件被禁止使用,档案工作者必须说明限制的性质、限制的理由以及请求解除 限制的申诉程序。

从 20世纪70年代到90年代,美国又六次发布《美国公民运用信息<信息自由法案>指南》,这些指南相当于具体的实施细则。“法案”与“指南” 全面肯定了开放公开信息的原则,并使之成为现代社会的一项基本原则,美国公民从小接受这项法案的教育。1978年6月.28日卡特总统发布12065号总 统行政命令,对机密公务档案文件的解密步骤作了进一步规定,要求政府各机构对形成期满20年的机密文件作解密检查,尽可能的向公众开放,即使期满20年仍 不能开放,到30年期满时就自动解密,必须开放了。1986年,《信息自由法案》重新修订,其中带你在于利用和开放,内容为“公民有权知道”。

目前,档案的开放和利用作为档案工作的重要组成部分,正受到越来越多的关注和重视,各国纷纷将其纳入法规体系。法国、加拿大、澳大利亚等颁布了档案利用规则、档案开放利用等专门法规,美国、丹麦、瑞典等把档案开放利用纳入了《信息自由法》。

在西方国家,档案服务社会化的理论基础主要有公共物品理论、政府公共信息服务理论、新公共管理理论和公民社会理论等。在我国,档案服务社会化的理论基础主要 有:(一)档案服务社会化契合了现代档案管理所关注的“社会视角”。(二)档案服务社会化是对公民享有档案利用服务权利的有效回应。(三)档案服务社会化 是对档案文化社会性的本性回归。(四)档案服务社会化体现了市场竞争机制的高效和最优。我国开展档案服务社会化的实践依据主要有:(一)档案服务社会化是 实现档案工作根本宗旨的必然要求。(二)档案服务社会化是改革我国档案管理体制的重要探索。(三)档案服务社会化是拓展档案事业发展空间的有益尝试。 (四)档案服务社会化是提高档案职业社会认同度的有效途径。

档案服务社会化应遵循一定的原则:(一)注重效益分析的原则。档案工作的效益就是社会对档案工作的投入和档案部门对社会档案信息需求的有效满足程度两者之间 的比较关系。对档案工作效益进行合理的分析可以改进档案工作的质量,为社会公众提供更加经济高效的公共产品和服务。档案工作做得是否有成效,主要是用档案 工作的经济效益和社会效益来衡量。(二)有所为有所不为的原则。档案服务社会化并不是对档案服务进行全盘的社会化,要坚持有所为有所不为的原则。危 及国家安全、公共安全、经济安全和社会稳定或重大利益和其它不宜开放的档案、政务信息和现行文件坚决不予公开。对于那些法律法规未禁止公开的、需要社会公 众广泛知晓或者参与的、有利于促进社会和谐的、有利于促进信息公平的、能够丰富公众精神和文化生活的、社会公众喜闻乐见的、非涉国家机密和未侵犯公民、法 人或者其他组织切身利益的档案应当积极主动开放,并在提供利用服务的方式和手段上可以考虑尽可能地引入市场机制,做到尽可能地社会化服务,提高档案公共服 务的质量和水平,更好的服务于社会公众。(三)渐进原则。在不违背国家政策的基础上和不导致不稳定因素发生的前提下,采用渐进的方式,对现行的过程加以修 善,由点到面、逐步展开、按部就班、稳中求进。(四)档案部门主导、多元参与原则。在社会化的过程中,以档案部门为主导,即档案部门是社会化政策的制定 者、档案的真正管理者、服务的主要提供者,在提供服务时居于主导地位,服务的宗旨和目标不变,以为众服务为宗旨,追求公共利益为目标。更加注重建设档案部 门与社会公众服务与被服务、监督与被监督的关系。多元参与也就是在档案部门主导的前提下,以市场化、社会化为主体,充分发挥第三部门、社会组织和私人部门 的作用,形成政府、社会、个人共同作用的服务提供机制,构建充满活力的档案社会化服务体系。必要时实行服务的提供者和生产者合理分离。(五)坚持人本主 义、信息公平原则。在档案服务社会化的过程中,必须坚持人本主义原则。牢固树立主体意识,发挥档案工作的主动性、能动性和创造性,提供广大社会公众所需求 的、符合公众愿望的、有利于提高公众精神追求和增进社会福利的产品和服务,高效率地实现社会化服务的初衷和目标及以公众需求为导向的服务宗旨。同时,要努 力实行信息公平原则,消除“数字鸿沟”。(六)社会公众需求和追求公共利益原则。在社会化的过程中,档案部门要主动了解、倾听公众的需求,还要建立相应的 机制和政策,使公众能够通过一定的组织和途径来传递和表达自己的真实需要,以社情民意的形式表现出来,然后档案部门在此基础上进行调查研究,有针对性地制 定相应的政策,开发和提供符合公众需求的档案产品和服务。与此同时,还要遵循公共利益这一核心价值标准,尤其在政策的制定和服务的提供上必须反映公众的利 益要求,以追求公共利益的最大化为社会化的永恒目标。

档 案服务社会化的方式主要包括以下几个方面:(一)传统服务方式,包括:档案阅览服务、档案外借服务、制发档案复本服务、制发档案证明服务  。(二)现代 服务方式,包括:数字档案馆、档案网站、媒体宣传。(三)主动服务方式,包括:档案编纂工作、现行文件公开、档案展览、档案咨询服务、配套服务。(四)协 作服务方式,包括:结盟式、吸纳式、外包式。(五)新型服务方式,包括:文件中心、档案中介机构。

在档案服务社会化的过程中,应注意处理好以下几类关系:(一)档案保密与全民服务的关系;(二)档案服务社会化与隐私权保护的关系;(三)档案服务社会化与著作权保护的关系。

目前,制约我国档案服务社会化的主要障碍有;(一)档案服务社会化的意识淡薄;(二)档案服务社会化主体的素质偏低;(三)档案服务社会化的资源供给不足; (四)档案服务社会化的能力亟待提高;(五)档案服务社会化的制度构建不完善;(六)档案服务社会化的经费保障不到位;(七)档案服务社会化的技术支撑不 强;(八)社会力量介入档案服务社会化较少。

完善档案服务社会化的对策、措施:(一)提高档案服务社会化的观念意识;(二)完善档案服务社会化的制度建设(三)完善档案服务社会化的资源储备;(四)培 育档案服务社会化的人才队伍;(五)提升档案服务社会化的能力;(六)加强档案服务社会化的技术支撑;(七)打造档案社会化建设模式;(八)争取更多社会 力量的介入。

三、成果的学术价值、应用价值,以及社会影响和效益

        本课题成果对于更新档案服务观念,促进档案信息资源整合,推动档案法制化和信息化建设,指导档案实际部门更好地开展档案利用工作,为社会各项工作提供更 多、 更好的档案服务,特别是在政府信息公开中发挥档案部门应有的作用,都具有重大的实践意义。在为国家和地方各级档案行政管理部门进行档案管理体制改革提供决 策支持等方面,本课题也具有一定的应用价值。同时,本课题涉及的许多问题都是目前档案学领域中亟待深化研究的重要理论问题,因此本课题的研究成果对于修正 与完善档案学理论,丰富档案学的研究内容,具有较高的理论价值。